询价：采购流程的必要阶段

询价 (Request for Quotation)"是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价

当您在网上好不容易找到感兴趣的供应信息或供应商，填写完“询价单”，发送“询价”。而对方可能迟迟没有反馈。现在，您可以通过以下方式提高反馈：
　　 1、填写“询价单”时，尽可能将产品规格、型号、数量等信息填写完整，运用合适的专业术语。一方面可以提高您询价的真实性，另一方面可以让供应商清楚的了解您的需求，进行及时合理的报价反馈。
　　 2、您可以在“询价单”中选择“手机短信”进行询价：将您的询价内容发送到对方手机上，或短信留言提醒对方查看您的询价。第一时间将询价信息传达给目标供应商，得到关注，迅速获得报价反馈。
　　 3、您可以根据供应商的联系方式，打电话或E-mail给对方，更直接地与供应商交流沟通，促进双方的真实感和互动性。

询价中的联络方式

在询价中，将“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话告诉供应商，并不是要主动暗示供应商有什么暗盘的需要，那时因为如果采购的项目复杂且具技术性，则最好附上技术人员的姓名及公司联络电话以供其咨询，以澄清规格要求上的问题。
　　 联络电话号码以公司的电话为宜，尽量避免给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码，以防止供应商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步，行动电话、 e-mail 的使用变得愈来愈普遍，采购人员在很难避免与供应商单独联络的情况下，采购的品德操守也是应该时时自我警惕注意的。

询价注意服务与保证期限

　　 在采购一些机器设备如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购 " 总持有成本 (Total Cost of Ownership, TCO)" 。

询价中的运送地点与交货方式

　　 询价中，运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。 如果要求卖方来以 CIF 报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的一种交货方式。

询价中的包装要求

包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。
如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间被拖延，对于比价的作业也会造成不利的影响。此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议是否能考虑采用标准包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。

询价中如何处理“交期”要求

交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，而非一味的追求 " 及时供货

询价中的付款条件

　　 有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件（在采购模具时，通常有 " 阶段性付款 " 的方式，如订金 30% ，第一次试模 30% ，验收 40% ），卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。
在情况处于买方市场时，在竞争性市场中供给超过需求，货品和 / 或劳务可容易地被取得，商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值，买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合，如 " 记帐方式（ O/A ） " ， T/T60 天甚至 90 天。但处于卖方市场，因为需求超过供给甚多，情况则恰好相反。卖方一般会选择较短的付款期来要求买方，如选择 " 货到付现 (Cash on Delivery, C.O.D. )" 或 " 预付货款 (T/T in advance)" 。
　　 另外，对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的 " 付款起算日 " ，在国际贸易中通常国内供应商一般是以出货日 (Shipping Date) 、发票日 (Invoice Date) 或装船日 (On Board Date) 来起算付款到期的时间。这时如果国外买主的认定为抵达日 (Arrival Date) 甚或到厂日 (Receiving Date) 为起算日，中间就有可能相差一个月的时间，买卖双方均不可不慎。

询价：项目“品名”与“料号”

询价项目的 " 品名 " 以及 " 料号 " 是在询价单上所应比备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的 " 品名 " 以及其所代表的 " 料号 " ，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。

什么是询价项目的“规格书”

规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最 " 新版本 " 的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。
如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语 (Bilingual) 形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如 DWG 、 IGES 、 DXF 、 PRO/E 等等，以方便供应商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。

如何处理询价项目的数量？

通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有 " 年需求量 " 、 " 季需求量 " 甚至 " 月需求量 " ； " 不同等级的需求数量 " ，如数量为 500K ， 1M ， 3M 等等；每一次下单的大约 " 订购数量 " ；或产品 " 生命周期的总需求量 " 。除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。
在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以 " 膨胀 " 。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。